في ظل الظروف العالمية لم يعد العمل عن بعد اختيارًا بل أصبح ضرورة لمواجهة الظروف الاقتصادية وكذلك الجائحة العالمية، ومن الجدير بالذكر أن العمل عن بعد يزيد من إنتاجية الفريق ويقلل من التوتر وأيضًا أقل تكلفة وأكثر فعالية مقارنة بالعمل من المكتب.
إلا إنه حتى تؤتي ثمار العمل عن بعد لا بد من اختيار فريق كفء، اختيار الأدوات الفعالة لإدارته والتواصل معاه بشكل جيد؛ لذا فهذا المقال سنقدم لك 9 أدوات تمكنك من إدارة فريقك بشكل جيد وفعّال ويمكنك أيضًا قراءة مقالنا 7 نصائح لإدارة فريق عمل عن بعد بفاعلية.
أولًا: أدوات خاصة بإدارة المشاريع (Project management tools)
1.Jira
أداة Jira تساعدك في إدارة كافة أنواع المشاريع في مكان واحد، يمكنك اختيار القالب الذي يناسب مشروعك والأداة ستتابع كل مهمة في المشروع من بداية إسنادها لعضو معين في الفريق وحتى تنفيذها، كما أن الأداة تقوم بشئ رائع وهو تقديم تقارير عن الإنتاجية والتقدم في أداء المهام.
2.Clickup
تُعد أداة Clickup من أروع أدوات تنظيم المشاريع؛ وذلك لأنها تتيح لك الكثير من المزايا لإدارة مشروعك بمنتهى التنظيم، تنقسم الأداة إلى مساحات عمل يمكنك اختيار مساحة وتقسيمها إلى مساحات أصغر بأسماء الأقسام التي تحتويها شركتك وتحديد المهام في كل كل قسم وتقسيم المهمة إلى مهام أصغر تسمى Subtasks وتحديد الخطوات اللازمة لإنهاء لكل مهمة Checklists، يمكنك بعدها إسناد كل Subtask بكل سهولة إلى عضو من التيم.
تتيح الأداة لكل أعلام بألوان مختلفة تبين أولوية كل مهمة فعلي سبيل المثال العلم الأحمر يشير أن المهمة عاجلة Urgent وهكذا، كما تمكنك من متابعة تقدم أعضاء الفريق في إنهاء المهام من خلال Box view، أعتقد أنك وجدت الأداة المثالية الآن أليس كذلك؟
3.Trello
تُعد أداة Trello من أسهل أدوات إدارة المشاريع التي لا غنى عنها، تتيح للفريق متابعة المهام بشكل مستمر، ومتابعة الإنتاجية من بدء تسليم المهمة للمكلف بها وحتى نشرها ومن ثم أرشفتها.
ينقسم Trello إلى boards ىحسب أنواع المهام(Blogs board, Social media board, design board, ideas boarf.. وهكذا) كل board من الداخل تنقسم إلى lists يمكن أن تكون (To do, in progress, done, ready to Publish, bublished) ويقوم Trello بتنبيه كل عضو بمهتمه والديدلاين الخاص بها.
ثانيًا: أدوات خاصة بالتواصل(Communication & Chat tools)
1.Slack
في حالة العمل عن بعد يكون التواصل هام جدًا وعنصر أساسي لسير العمل بشكل فعّال، تحتاج للتواصل مع الفريق لإخبارهم بكل جديد يحدث، أداة Slack تمكنك من ذلك بجدارة بجانب إتاحة text messages يمكن أيضًا Voice messages وكذلك Voice calls و Video meetings، كما يمكنك ربط Slack بكافة الأدوات والتطبيقات الأخرى مثل Trello و Google drive.
2.mattermost
تساعد أداة mattermost في التواصل مع فريق العمل بشكل فعّال من خلال ما يسمى Channels والتي تمكنك من التواصل بشكل فردي أو مجموعات مع أعضاء الفريق سواء Text، Voice أو Video، تتيح هذه الأداة مشاركة الملفات، الصور واللينكات، وإمكانية البحث في تاريخ الرسائل وتدعم الكثير من اللغات.
3.Google chat
يتم ربط أداة Google Chat و Gmail ببعضهم وبالتالي يمكن التواصل مع الفريق من خلال أي منهما، يمكنك استخدام التطبيق أو الموقع وكذلك سواء IOS, Android أو Desktop والتمتع بكافة مزايا التواصل عن بعد.
ثالثًا: أدوات خاصة بمشاركة الملفات File sharing & collaboration tools
1.Google Drive
يتيح لك Google drive مساحة تخزين 15GB مجانية لتخزين كافة أنواع الملفات Spreadsheets, Calenders وأنواع الملفات الأخرى مع إمكانية مشاركتها مع أعضاء التيم وربطها بالتطبيقات الأخرى، يمكنك تحميل Google drive على الموبايل أو Desktop.
2.OneDrive for business
أداة Onedrive هي أداة لتخزين ومشاركة الملفات، تحتوي على Excel, Powerpoint وWord، تتيح مشاركة 365 ملف، تمكنك من إجراء التعديلات Offline وتحديث الملفات بشكل automatic عند عودة الإتصال بالإنترنت.
3.Box Business
أداة Box Business تتيح مشاركة كل أنواع الملفات بمختلف أحجامها وأنواعها، يتكامل عمل هذه الأداة مع كتير من الأدوات الأخرى مثل Slack, Google workspace.
الخلاصة
إدارة فريق عن بعد أصبحت مهمة ضرورية تتطلب الكثير من الاستعداد والمسؤولية لكن التكنولوجيا لم تدعك بمفردك في هذه المهمة وقامت بتوفير الكثير من الأدوات التي تساعدك بشكل فعّال كما ذكرنا، أخبرنا في التعليقات أي الأدوات تفضل؟
قم الان بالتسجيل علي موقع وانشر الوظائف المتاحه لديك لتوظيف فريقك من الحريفة
B2C Copywriter & Blog Writer, a copywriter passionate about marketing for projects through creative copies, strategies and creating Campaigns that the audience can relate to directly.