هل كنت تتوقع يوماً أنك ستعمل من المنزل خمسة أيام في الأسبوع؟ وأن تضطر لإدارة فريق عمل عن بعد؟ ربما كان ذلك حلماً ولكن….
العمل من المنزل ليس كما يتوقعه الكثير منا خاصة وإن تطلب إدارة فريق عمل عن بعد، حي تطرأ .عدة تحديات جديدة لم تكن تتوقعها – أو حتى يتوقعها موظفيك – أثناء العمل عن بعد
ولكن مع ظهور وانتشار فيروس كورونا المستجد في الفترة الأخيرة وتحول العديد من الشركات للعمل من المنزل لتيسير الأعمال اليومية مع تقليل الاختلاط والتزاحم والحفاظ على صحة العاملين، فكان لابد من تغيير بعض وسائل الإدارة ونقل الموظفين للعمل من منازلهم.
فكيف يمكن للمديرين إدارة فرق عملهم من المنزل سواء في فترة انتشار فيروس كورونا أو فيما بعد ذلك؟ هذا ما سنناقشه اليوم.
ما هي النصائح التي يمكن إتباعها لإدارة الموظفين عن بعد؟
يتميز العمل عن بعد بالعديد من المزايا مثل عدم وجود فترة تنقل وخفض الإحساس بضغوط العمل، فضلاً عن خفض التكاليف سواء للشركات أو الموظفين. ولكن تكمن المشكلة في كيفية إدارة فريق عمل لا تراه.
إتخاذ خطوات احترازية
وجدت العديد من الشركات، في غضون عدة أشهر، نفسها أمام وباءً وفرض حظر التجول في العديد من المدن والبلاد حول العالم، فضلاً عن الحاجة لمنع تجمعات الموظفين ولإدارة فرق عملها عن بعد. وعلى الرغم من بعض المفاجئات، لكن هناك بعض المديرين الذين اتخذوا خطوات إحترازية لتجنيب موظفيهم من خطر الفيروس وللحفاظ على سير العمل والإنتاجية وقاموا بوضع خطة لمواجهة هذا الوضع الجديد.
ويقول كريم برباره، المدير العام لشركة “ناسكو” الإمارات – فرع أبوظبي، لمنصة “الحريفة” إنه اتخذ خطوات احترازية إذ طلب موظفي فرعه العمل من المنزل قبل أن تضطره الحكومة الإمارتية لذلك، مُشيراً إلى أن هذه الخطوة ساعدت فريقه على التأقلم على العمل عن بعد بطريقة سلسة.
كيف تدير فريق عملك عن بعد؟
تختلف عملية إدارة فريق العمل من المكتب عن نظيرتها عن بعد أو من المنزل، كما أنه قد تضطر تثقيف فريقك عن كيفية التعامل مع وضعهم الجديد و وضع نظام لتيسير العمل . فما الحل؟
يقول كريم برباره إن أول شيء فعله مع بدء انتشار فيروس الكورونا بشكل كبير في الإمارات هو تغيير طريقة عمل الموظفين الذين يعملون من المكتب ثم تغيير نموذج الأعمال بالطريقة التي تتناسب مع العملاء ولا تضر سير العمل.
وإليكم بعض النصائح من المديرين سواء اضطروا إدارة فرقهم عن بعد أو سبق لهم إدارة فريق عم حر من الأشخاص المستقلين.
الــ 7 نصائح لإدارة فريق عمل عن بعد
1- التواصل المستمر
تعتبر وسائل الاتصال هي الأهم في الإدارة بصفة عامة، ولكن تزيد أهميتها عند إدارة فريق عن بعد لأنه لم يعد التواصل المباشر ممكناً. ولا يعني التواصل المستمر أنه يجب عليك ممارسة الإدارة التقيدية أو التسلط الإداري، ولكن التواصل هنا يعني إيجاد السبل والأدوات المناسبة للتواصل مع فريقك دون تضرر سير العمل.
إذا كنت مديراً، فابدأ اليوم باجتماع صباحي عبر الإنترنت للاطمئنان على موظفيك، فعند العمل عن بعد لا يجب أن يكون كل شيء خاص بالعمل، كما أن خلق بيئة تعتمد على الإنسانية ستساعدك على بناء العلاقات والإحساس بأنهم فريق واحد يعمل من أجل مستهدف واحد. ويمكنك تحديد المواعيد التي يمكن لأفراد فريقك التواصل معك فيها.
يقول أحمد خيري، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس للشركة الناشئة “Gameball” إن التواصل والتوثيق السليم هما أهم وأفضل الطرق التي تساعده في إدارة فريق عمله عن بعد، مضيفاً أن معظم الشركات لديها التكنولوجيا المناسبة لتسهيل عملية العمل عن بعد ولكن كيفية استخدام هذه الوسائل بالشكل الأمثل هو ما يجب مراعاته.
وكان ذلك هو نفس رأي آية إبراهيم التي أدارت فريقاً عن بعد لمدة عام، مُشيرة إلى أن العمل عن بعد يعتمد في الأساس على طريقة التواصل. وبالنسبة لفريق عملها، فهي تستخدم تطبيق “واتس أب” لتوزيع العمل اليومي، فيما تستخدم تطبيق “زووم” لعمل التدريب وغيره من الاجتماعات.
2- تحديد التوقعات والأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية
يجب على العاملين من المنزل تحديد مواعيد عملهم – كما لو أنهم يعملون من المكتب – كما أن على المديرين مناقشة توقعاتهم والأهداف التي يجب تحقيقها أثناء العمل عن بعد، فضلاً عن ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وهي المؤشرات التي يقيس بها المديرين مدى نجاح – أو فشل – الموظف في عمله.
إذا كنت مديراً، فعليك عمل اجتماعات عبر الإنترنت سواء مع فريقك ككل أو مع كل فرد وحده أو كلا الحالتين وذلك لمناقشة التوقعات والمتطلبات وغيرها لليوم أو الأسبوع أو حتى الشهر. يمكنك قياس أداء أفراد فريقك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية والتي ستختلف حسب الصناعة ومجال ونوع العمل المطلوب.
3- بناء الثقة لدى الفريق
يعتبر بناء الثقة بين طاقم العمل من أهم الأشياء التي تحتاجها أي شركة خاصة عند العمل عن بعد، فإذا شعر موظفيك بأنك لا تثق بهم فلن يؤدوا عملهم بالطريقة المثلى وعلى أكمل وجه.
يفضل عدم استخدام الأدوات التي تقيس مدة عمل الأفراد أو التي تأخذ لقطات من شاشاتهم (screenshots) أثناء العمل فهي تزيد ضغوط العمل وتقلل من الشعور بالثقة، كما أن هذا يعتبر نوع من الإدارة التقيدية أو التسلط الإداري!
4- إيجاد الأدوات المناسبة لتسهيل العمل عن بعد
يعد إيجاد واستخدام الأدوات المناسبة وسيلة لتسهيل عملية العمل عن بعد. إذا كنت مديراً فهناك العديد من التطبيقات والمنصات التي تساعدك وتساعد فريقك على العمل من المنزل. وتوفر معظم هذه التطبيقات نسخ مجانية.
لعمل المقابلات الافتراضية والاجتماعات الجماعية عبر الإنترنت، يمكنك استخدام: “زووم” (Zoom) و”مايكروسوفت تييم” (Microsoft Team) و”جوجل هانجأوتس” (Google Hangouts) و”سلاك” .(Slack)
أما إذا كنت تريد أدوات لإدارة ومتابعة المشاريع القائمة، فاستخدم “تريللو” (Trello) أو “بيزكامب” (Basecamp)، أما أدوات المشاركة فتقدم لك شركة “جوجل” أفضلها مثل “جوجل دوكس” (Google Docs) والتي تشبه “ميكروسوفت وورد” ولكن تتيح لك ولفريقك العمل عليها في نفس الوقت، كذلك “جوجل شيتس” (Google Sheets) والتي تشبه “إكسل”.
إذا كنت تحتاج تطبيق لعمل الفواتير، فيمكنك استخدام “فريش بوكس” (FreshBooks).
5- تجنب الوحدة والإجهاد الشديد في العمل
تعتبر الوحدة هي أكبر المشاكل التي يواجهها أصحاب العمل والمديرين عند إدارة موظفين عن بعد، إلى جانب الإجهاد الشديد، وذلك بسبب عدم وجود فرص للحديث والتفاعل مع الآخرين كما يحدث أثناء العمل من مقر الشركة.
ويقول الرئيس التنفيذي لشركة “Gameball” أحمد خيري إنه يقوم بعمل أنشطة افتراضية مع فريقه أثناء العمل من المنزل حتى لا يشعر أحداً بالوحدة، وهي أنشطة لا يفعلونها أثناء العمل من مقر الشركة، مُضيفاً أن “هذه الأنشطة تساعد على خلق روح الفريق وتدعمه.”
6- تحفيز فريق العمل
أحد المشكلات التي تواجه المديرين الذين يديرون فريق عمل عن بعد هو الحفاظ على أداء الفريق وتحفيزه، وذلك لأن إدارة فريق عن بعد تختلف عن إدارة فريق تستطيع التواصل مع في أي وقت من مقر العمل.
وهذا ما يؤكده خيري، قائلاً إن الحفاظ على روح الفريق ليس سهلاً من المنزل، مُضيفاً أنه على كل مدير إيجاد الطرق المناسبة لتحفيز فريق عمله.
7- تقديم الدعم العاطفي
لم يكن العديد من الموظفين والمديرين على دراية بالمدة التي سيحتاجون لقضائها من المنزل، وهو ما تسبب في ظهور مشكلات جديدة لكل من العاملين والمديرين، منها اضطرار المديرين للتعامل مع مشكلات تعتبر جديدة لدى موظفيهم وتقديم النصائح لهم لضمان سير العمل.
ويعلق المدير العام لشركة التأمين الإماراتية “ناسكو” قائلاً إن الروح المعنوية للفريق ستتأثر على المدى الطويل بسبب الحاجة للالتزام بعد الخروج من المنزل لفترات طويلة إلى جانب غلق بعض الشركات، ما يعني انخفاض في الأعمال والمشاريع التي تؤثر على الشركات وأرباحها ووجودها.
هل توجد قصص نجاح للعمل عن بعد؟
نعم، توجد. وواحدة من قصص النجاح هذه هي لآية إبراهيم التي بدأت إدارة فريق عن بعد منذ مارس 2019، أي منذ عام قبل تفشي فيروس كورونا تقريباً وذلك من خلال منصة الحريفة.
فكيف أدارت فريقها؟
تقول آية إبراهيم إن المشروع التي تعمل به لا يتضمن مؤشرات أداء رئيسية ولكن إذا لم يستطيع أحد أفراد فريق عملها تأدية دوره اليومي فهي توزع العمل المطلوب بالطريقة التي تضمن رضاء العميل وعدم تأثر سير العمل. أما بالنسبة لتعيين أفراد الفريق، فأشارت إلى عمل امتحان للتأكد من قدرة المتقدمين على أداء عملهم ثم قامت منصة الحريفة بتعيينهم وكانت المنصة هي المسئولة عن صرف رواتبهم بالاتفاق مع العميل.
التوقعات:
يُتوقع بعد مرور أكثر من شهر على تحول العديد من الشركات للعمل من المنزل سواء بكامل طاقتهم أو لجزء من أطقم عملها، أن تضطر الشركات للاستمرار في هذا الصدد خاصة مع ارتفاع أعداد حالات الإصابة بفيروس كورونا سواء في مصر أو باقي الدول العربية.
تقول آية إبراهيم إن أهم شيء في الظروف الحالية هو استخدام التطبيقات المناسبة لضمان استمرارية الاتصال مع الموظفين العاملين من المنزل، مُوضحة أن استثمار الشركات في الأدوات والتطبيقات التي تساعد على العمل عن بعد ستؤتي ثمارها على المدى الطويل وستقلل من إهدار الوقت والمال.
وفي نفس الصدد، يقول كريم برباره، المدير العام لشركة “ناسكو” الإمارات – فرع أبوظبي، إنه على الشركات الاعتماد على استراتيجية العمل عن بعد خاصة مع استمرار تطورات فيروس كورونا والتي قد تطلب زيادة مدة العمل من المنزل للكثير من الشركات، ويوافق على ذلك أحمد خيري من “Gameball” منوهاً إلى أنه يجب على الشركات أن تكون جاهزة لأي تطورات قد تحدث.
هل لديكم طرق لإدارة فرق عملكم عن بعد؟ شاركونا أرائكم وأساليبكم في التعليقات.
